Généralités

Quick Devis™ offre un panel de fonctionnalités particulièrement adaptées aux métiers des réseaux extérieurs – VRD, tant en phase appel d’offre que lors du traitement des marchés avec une gestion des devis, des situations de travaux et la facturation associée.

Afin de permettre une adaptation rapide aux besoins de tous les utilisateurs d’une entreprise, son interface peut être entièrement configurée et simplifiée pour qu’elle s’adapte à tous les personnels de l’entreprise ; tant au conducteur de travaux qui n’aurait qu’un marché à gérer et qui n’aura alors que quelques boutons et menus qu’au personnel de bureau d’études chargé de répondre à une multitude d’appel d’offres très différents ou au responsable d’affaire chargé de faire des simulations dans le cadre du renouvellement d’un marché.

Quick Devis™ est entièrement basé sur des technologies Microsoft® et communique dans les deux sens avec Excel®, Word®, et Access®. Ceci garantit sa pérennité ainsi que son ouverture et permet d’envisager tous types de passerelles avec vos systèmes en place. La récupération de vos bordereaux et données existants est des plus aisée.

Les références de Quick Devis dans les métiers des Réseaux—VRD sont ALLEZ, CEGELEC, FORCLUM, INEO, SPIE, VINCI ENERGIES… ainsi que de nombreuses PME.

En phase appel d’offre

Déterminer les prix bordereau

Quick Devis™ permet de bâtir chacun des prix de votre bordereau en détaillant efficacement les coûts. Il permet notamment de travailler en utilisant des cadences ou des configurateurs prenant en compte les conditions de réalisation des tranchées, etc. Il supporte la gestion des coûts des matériels et matériaux, des temps et taux d’engins et des temps et taux de main d’œuvre.

Il permet de calculer les prix de vente en ventilant les frais d’environnement (encadrement, pilotage, installations de chantier, assurances, etc.) de manière subtile afin de conserver les marges sur une grande plage de variation des quantités lors de la réalisation du marché. Il autorise le forçage manuel des prix au bordereau avec ou sans compensation des pertes ou gains induits sur les autres prix permettant ainsi de changer les prix présentés sans altérer les marges.

Comparer différents scenarii sur les quantités

Il offre un outil de comparaison de scenarii qui permet d’étudier simultanément jusqu'à 5 scenarii. On peut par exemple étudier un prix avec les quantités posées sur un marché triennal précédent et transposer les résultats au nouveau marché. Il est ainsi possible, de manière optimisée, de ‘sous-vendre’ un item dont la quantité aura été surestimée dans le scenario du client pour ‘sur-vendre’ un item dont la quantité aura été sous-estimée. L’idée maitresse étant d’avoir le prix le plus élevé possible dans le scenario probable tout en ayant le prix le plus faible possible dans le scenario de l’appel d’offres.

Quantifier les articles vendus sur une période donnée

Un outil permettant de réaliser des nomenclatures sur de multiples devis est disponible. Il permet par exemple d’extraire en quelques clics les quantités posées pour tous les articles d’un marché sur les nombreux devis réalisés pendant un marché de trois ans par exemple.

Générer des présentations de tous types

Quick Devis™ dispose d’un générateur d’états qui permet de ‘croiser’ les données d’un profil de présentation avec les données du devis. Ceci permet de réaliser virtuellement tout type de trame qu’un client pourrait demander, quel que soit son niveau de complexité. Accessoirement, si un client demande des états très spécifiques sous forme de classeurs Excel ou de fichiers CSV par exemple, Quick Devis™ autorise cela grâce à son langage de programmation VBA (Visual Basic for Application)

Créer les bases ‘marché’ rapidement

Si vous avez bâti le devis initial sur Quick Devis™, vous disposez probablement de déboursés correspondants à chacun des prix de votre bordereau. L’outil est alors capable de générer automatiquement les bases de données qui contiendront le bordereau client et les déboursés associés afin que celles-ci puissent être exploitées de manière simple et transparente en phase réalisation.

Construire des offres empêchant la construction de budgets et la vérification

Si vous ne souhaitez pas que vos clients soient capables de bâtir des budgets fiables à partir de vos offres successives et retrouver ainsi vos marges, Quick Devis™ permet de ‘brouiller’ les chiffres en appliquant des coefficients aléatoires dans des fourchettes prédéfinies sur les postes du bordereau ou même sur ses propres codes budgétaires.

Marchés forfaitaires

Bien sûr, Quick Devis™ dispose également de toutes les fonctions qu’on est en droit d’attendre d’un tel outil pour des appels d’offres plus classiques ou pour des marchés forfaitaires tels les lotissements ou certains marchés d’éclairage public ou de tuyauterie.

En phase réalisation

Reclasser automatiquement des devis selon les bordereaux

Quick Devis™ dispose d’une fonctionnalité particulièrement utile dans les métiers du réseau – VRD : il permet de reclasser automatiquement un devis ou une situation de travaux conformément à la structure d’un bordereau client. Sans obliger pour cela l’utilisateur à travailler dans le cadre du bordereau client. Ce qui reste bien sûr possible tout de même.

Cette aptitude permet de créer un devis conforme à une étude technique, découpée par tronçon par exemple. On peut également importer et valoriser directement une étude technique dès lors que le logiciel utilisé sait produire des références et des quantités relatives à des articles ou à des ensembles (Atlog®, CIG Image®, Autocad®, Piquetage sous Excel®, etc.)

A l’édition de l’offre, Quick Devis™ consolide alors les quantités pour chacun des articles du bordereau, quel que soit l’endroit où ils figurent dans le devis, et retrouve automatiquement l’arborescence du bordereau client pour la recréer dans l’état de sortie. Il permet bien sûr d’appliquer dans ce document les différents coefficients qui peuvent être demandés comme la révision de prix, la négociation, etc.

Une gestion élaborée des arrondis

Quick Devis™ propose une gestion particulièrement élaborée des arrondis afin que ceux-ci ne puissent donner lieu à des mises en cause dans le cadre des contrats publics. Il prend toujours en compte dans ses calculs les arrondis visibles dans les états de sortie et permet de définir des niveaux d’arrondi en fonction de fourchettes pré établies.

Intégrer des déboursés dans les bases bordereau

Il est possible de créer aisément des bases de données reflétant un bordereau client et faisant appel, pour chaque item, à des déboursés figurant dans d’autres bases tenues à jour comme par exemple une base magasin ou une base constructeur. Ceci évite d’avoir à remettre à jour fréquemment les coûts des articles. Avec cette disposition, il devient aisé de chiffrer simultanément en déboursé en en prix de vente sans avoir à fournir plus d’effort que si vous faisiez un simple chiffrage avec des items de bordereau client.

Quick Devis™ vous donne alors, pour chaque devis ou situation de travaux, la marge potentielle en comparant le prix de vente issu des items du bordereau client au déboursé décomposé. Ce dernier vous permettra accessoirement de passer les commandes directement en phase réalisation.

Construire des bases communes pour de multiples clients

L’étape ultime pour simplifier la maintenance des déboursés lorsque vous avez plusieurs marchés différents, est de disposer d’une base unique en déboursés, la base ‘entreprise’. Cette base dispose d’une structure arborescente et de libellés propres à l’entreprise, par exemple ‘un poteau bois 6 ml’. Lorsque vous appelez cet élément dans le cadre d’un marché ‘Nantes’ vous importez les articles composant le déboursé plus le ou les articles correspondants dans le bordereau client ‘Nantes’. Si vous faites de même dans le cadre d’un marché ‘Rennes’, vous obtenez les mêmes déboursés mais des items clients différents.

Cette étape n’est pas une obligation, il est bien sûr plus facile de créer des bases propres à chaque marché, cette opération se réalisant en quelque clics à partir du devis ayant servi à obtenir le marché. Cependant, elle permet une grande simplification de la maintenance des coûts.

Gérer l’avancement dans des situations de travaux et anticiper les dérives

Un puissant outil permet de gérer les situations de travaux en quantité ou au pourcentage avec pour chaque item, les données prévues au devis, tant en prix de vente qu’en déboursé (la quantité initiale, le prix unitaire initial, le prix de vente initial, le coût de main d’œuvre initial, etc.). Ces données sont synthétisées dans une feuille de vente personnalisable qui compare les données ‘prévues’ aux données ‘au stade’ et permet de calculer automatiquement le reste à faire théorique. On sait ainsi avant la remise du devis, s’il y a risque de dérive.

Le générateur d’états de Quick Devis™ permet, dans le cadre des situations de travaux, de générer des trames avec des colonnes adaptées comme la quantité devis, la quantité de la situation précédente, le montant déjà facturé, etc.

Superviser les devis et situations en synchronisant la facturation

Quick Devis™ offre un système de gestion des devis extrêmement souple qui permet de prendre en compte des données comme l’avancement, la facturation, les différentes situations d’un même devis, etc. Cet outil peut s’adapter aux désidératas de la plupart des clients sans aucune programmation et quel que soit le type de rapport que vous ayez à fournir (consolidations mensuelle des articles posés, etc.). Si vous avez besoin d’aller plus loin, l’outil, appelé ‘Base de gestion centralisée’ est également programmable en VBA (Visual Basic pour Application).

Il est aisé de mettre en place des outils de facturation à partir des devis ou de la base de gestion centralisée. On peut même, si le marché s’y prête, mettre en œuvre de la facturation asynchrone. Dans ce mécanisme, les utilisateurs incrémentent quand bon leur semble les quantités ou pourcentages d’avancement dans leurs situations de travaux en fonction de leur chantier et la personne en charge de la facturation facture les situations quand elle le souhaite sans avoir à synchroniser son travail avec les situations. La base de gestion garde alors une trace des éléments facturés et la modification des devis génère automatiquement du ‘à facturer’.

Des documents techniques automatisés

Quick Devis™ permet d’interfacer sans effort des fichiers au format Microsoft® Word qui résident alors dans les modèles de devis. Il suffit alors de cliquer sur un bouton pour produire une spécification technique personnalisée, une lettre d’accompagnement, des conditions commerciales, etc.

Ces documents constituent des spécifications techniques des projets qui se construisent dynamiquement lorsque l’utilisateur insère des articles ou des ensembles. En fait, les articles ou ensemble contiennent les bribes de spécifications techniques qui leur sont associées et Quick Devis® consolide ce document dans la spécification générale.

Les documents Word ainsi rédigés peuvent reprendre n’importe quelle variable du devis ou n’importe quelle cellule de l’environnement.

ADVANCED ESTIMATING TOOLS

Tél : +33 (0)3.88.95.69.03